今日はオススメのグループウェアをご紹介します。

もちろん無料のアプリで、
スマホだけではなくPCブラウザでも使用できるので、複数人のグループ内に限らず、個人でスマホ・PC間のデータ移動にも便利です。

https://about.band.us/jp







●そもそもグループウェアって何？？

複数人での『情報共有』を目的としたソフトウェアのことです。

ここで言う『情報』とは、
会社内だけではなく、コミュニティ、家族、友達、カップルまで、広範囲に渡って日々やり取りされているNEWS・記録・報連相・雑談・予定・写真・などを含めたあらゆる【情報】。

日本国内で一番使用されている「LINE」はモバイルメッセンジャーアプリであり、通話やメッセージの送受信が目的。

ここ数年で検索機能が追加されましたが、大切な情報を『管理』するという意味では弱く、信頼性に欠けるのです。






●時代背景について


少し難しい話をします。
読み飛ばして頂いても結構です（笑）

インターネットの普及によって日々やり取りされる情報量は膨大になりました。
通信料金も無料、保管するクラウドサービスも無料となり、この世はデータで溢れかえっているのです。

その膨大なデータの中から必要な情報だけを取り出す能力は、今の世の中を生き抜くために必要な能力そのものではないでしょうか？

それは、たくさんのメールのやり取りや、カメラロール、ビジネスファイルの中から「アレ、どこにやったかな？」と探し出す能力ではありません。

「この時はココを見れば答えが出る」と想定してデータを配置しておく能力です。

言い換えると、

朝起きたらココでNEWSを読んで、ランチはココから注文して、仕事に必要なファイルはすべてココに整頓されている。
友達やパートナー、家族との大切な約束を忘れることがないように予定されている。

違う表現で例えるなら、

この混沌とした世の中を迷わず進める能力。

グループウェアこそが、今の時代に必要なツールと言ってしまって良いと思います。

●乱立するグループウェア

そんな重要な役割を持つグループウェア。

「LINE」や「名刺管理Eight」「電子書籍Kindle」「Gメール」のように各分野で圧倒的なシェアを持つ有名なソフトが存在しない為に、どれを使えば良いか迷っているユーザーが多いのです。

そもそもグループウェアは大量のデータを保管するので、一度導入すると別のシステムに変えることが難しいもの。
それなのにグループ構成員の間でも賛否が分かれる事が多いために、1つに落ち着きにくい性質があります。

使い方の問題をシステムの問題と誤解して、違うグループウェアを探す。
データが一元化できていないので、検索効率が悪くなってしまう。
また違うシステムを探してしまうという悪循環。。。

＜2019年4月「サイボウズLive」の終了＞



ご存知の方もいらっしゃると思いますが、無料のグループウェアと言えば「サイボウズLive」でした。

前もって告知があったものの、サービスの終了は業務に支障をきたす程の大事件。

当時から「サイボウズLiveに代わるグループウェアはどれか？」「どのグループウェアが一番使いやすいか？」などの論争が絶えず、今も尚、落ち着いていないという事なのです。

また突然、サービスが終了する可能性も否めません。。

そんな潜在的な不信感を残してしまったこともまた、サービスが乱立する要因かもしれませんね。





●カテゴリー管理からタグ管理へ

データの管理方法を考えたときに、
どのように分類するか、どうやって取り出すか、が重要になってきます。

以前に、ブログ【「捨てない」という考え方】の中でも書いたのですが、カテゴリー（引き出し）で分類する方法と、タグ（付箋）で分類する方法があります。

昔は届いた電子メールを”取引先ごと”などに分類しなかったですか？
必要のないメールはゴミ箱フォルダへ。

今はすべてのメールから検索できる技術と、削除をしなくても保存できる膨大な容量があるので、予め決めた引き出し（カテゴリー）に分類する必要がありません。

このとき問題なのは、
間違った引き出しにしまってしまうと探し出せないという事でした。

時代は進み、
InstagramやTwitterで使う「ハッシュタグ」に日本人も馴染んできました。

検索機能の向上も相まってタグ管理へと移行していったのです。

今回ご紹介したBANDはタグ管理であり、FacebookのようなSNSフィードを閲覧するような気軽さがあります。

詳しくはサイトを見ればわかりますが、特に使いやすい点を次に書いておきます。

●BANDの良いところ

◆100個までグループを作成可能

仕事だけではなく、コミュニティ、家族、友達、カップル、自分だけのグループを作成することができます。

オススメしたいのは「自分だけのグループ」。
パスワードの管理や、好きなYouTubeのURLを貼り付けたり、欲しいものリストを作ったり。
情報の整理のためだけに使えます。

また、グループLINEは招待すれば簡単に入れますが、以前の会話は読めません。
BANDの場合は「新人」がグループに入った場合は「読んでおいてください」ができます。

アカウントを作成しておけば、様々なグループに入る事ができるのです。

◆操作性はFacebook

SNSのフィードを見るように、新しい記事を読んでいきます。
読んだら「いいね」や「コメント」を。
既読を表示することや、グループリーダーだけが既読者を確認できたり、細かい設定ができます。

写真や画像、ファイルの添付は簡単にできます。

操作方法が不安なメンバーには「BANDサービス紹介資料」（説明書）を配布すれば間違いないでしょう。

許可されたメンバーだけが閲覧できる「閉鎖的なFacebook」みたいなイメージです。

◆秘密・公開・一部公開

一般的なグループウェアは「秘密」で「閉鎖的」なものです。
社内や家庭内の情報を外向けに発信することはありません。

なので「秘密」なわけですが、
例えば「草野球チーム」として作ったグループを「公開」すれば、外部のBANDユーザーが検索して入ってくることができます。

▶︎何月何日、◯◯野球場で試合をするので来ませんか？

のような募集をする事ができるのです。

この時、年齢制限をかけたり、簡単なメッセージのやり取りをしてから承認する「一部公開」という選択肢もあります。

グループ運営者にとってはかなり神経質になる点をカバーしています。

◆アンケート（投票）機能

どんどん進化していて様々な機能が追加されていますが、大切なメンバーに対して行える「アンケート」は楽しいものです。

無記名での回答もできますし、回答メンバーを選ぶことも。
開始日・終了日の指定や、選択項目以外に記述してもらうこともできるので、より良いコミュニティ形成に大いに役立ってくれます。

とまぁ、、

挙げればキリがないのでここらへんでwww

難しく考えずに使い慣れることが大事なのかもしれませんね。

直感で使えないアプリは消えていきますが、たくさんのユーザーがいるという事は誰でも扱えるという事ではないでしょうか？

さぁ、すぐに使ってみて、

「この混沌とした世の中を迷わず進める能力」を手に入れてください（笑）